Objetivo del Manual: Este manual operativo diario describe detalladamente los procedimientos de Back Office de Intermoney Gestión SGIIC, S.A. para la gestión cotidiana de los fondos de inversión gestionados. Se trata de una versión mejorada y actualizada del procedimiento operativo diario, basada en el “Manual de Procedimientos SGIIC (julio 2025)” y en el documento interno “Procedimiento Operativo v4”, integrando además el checklist diario proporcionado. El objetivo principal es garantizar mayor claridad operativa, reducir errores mediante controles y trazabilidad, facilitar la digitalización del flujo de trabajo y asegurar el cumplimiento normativo aplicable a la SGIIC.
Alcance y Estructura: El manual está organizado en capítulos temáticos que cubren las distintas áreas de la operativa de la SGIIC: Operativa diaria, Reporting, Gestión de Partícipes, Liquidación/Conciliación y aspectos de Digitalización. Cada capítulo presenta los procedimientos paso a paso, incorporando diagramas de flujo para procesos complejos y checklists operativos que resumen tareas clave. Además, se incluyen referencias cruzadas al Manual de Procedimientos de la SGIIC y normativa relevante en los puntos donde ciertas acciones responden a obligaciones regulatorias o políticas internas de control.
Mejoras Clave Implementadas:
– Claridad Operativa: Se emplea un lenguaje claro y conciso, definiendo términos técnicos la primera vez que aparecen. Por ejemplo, se explican siglas como VL (Valor Liquidativo), BIA (sistema Back Office integrado con el depositario Banco Inversis) o Norma 43 (formato estándar de extractos bancarios), para que tanto personal nuevo como existente comprendan fácilmente el contenido.
– Estructura Intuitiva: Las tareas se han reorganizado lógicamente en secuencia temporal (lo que se hace antes, durante y después del cálculo diario del VL) y por áreas funcionales. Esto facilita seguir el flujo diario de trabajo y ubicar rápidamente la sección relevante según el tipo de operación. Procesos complejos (ej. liquidación de operaciones, traspasos entre fondos) se ilustran con diagramas de flujo para visualizar fácilmente los pasos y decisiones.
– Reducción de Errores: Se introducen checklists de control al final de cada bloque principal de tareas, de modo que el personal pueda verificar que no se omita ningún paso crítico. Asimismo, se enfatizan los puntos de control y revisión (conciliaciones, validaciones de datos) para detectar y corregir discrepancias a tiempo, reduciendo el riesgo operativo. Cada proceso indica qué evidencias o registros deben generarse y conservarse para asegurar trazabilidad (p.ej. registro de confirmaciones de operaciones, logs de envíos a CNMV, etc.), conforme a la política interna de conservación de registros (mínimo 6 años)[1][2].
– Digitalización del Flujo: El manual promueve la migración de actividades manuales hacia soluciones digitales. Se detallan mejoras como uso de carpetas compartidas estructuradas para archivos diarios, implantación de firmas digitales en autorizaciones, automatización mediante macros Excel y transferencias SFTP de ficheros, y potencial uso de RPA (automatización robótica de procesos) para tareas repetitivas. Todo ello busca aumentar la eficiencia y minimizar errores humanos, a la vez que se mantiene la trazabilidad de cada proceso (registro de quién hizo qué y cuándo)[3][4]. Estas recomendaciones están alineadas con las exigencias regulatorias de la CNMV, que requieren que los procedimientos administrativos y contables estén soportados por sistemas informáticos con alto grado de automatización para minimizar el riesgo operativo[5].
– Cumplimiento Normativo: Se incorporan referencias a obligaciones legales y controles internos para asegurar que la operativa diaria respalda el cumplimiento de la normativa vigente. Por ejemplo, se indica que los reembolsos a partícipes deben pagarse en un plazo máximo de 3 días hábiles desde su valor liquidativo aplicable (salvo excepciones) conforme a la normativa[6]. También se mencionan las comunicaciones periódicas a la CNMV (Estados reservados mensuales, trimestrales, etc.) que el área de Back Office debe remitir según la Circular 7/2008[7][8]. Cada vez que un procedimiento ejecuta una tarea por requerimiento regulatorio, se hace mención a la fuente normativa o a la sección correspondiente del Manual SGIIC para contexto.
En resumen, este manual sirve como guía operativa diaria para el equipo de Back Office, combinando instrucciones prácticas del día a día con mejoras en control y tecnología, garantizando así la eficiencia operativa y el pleno cumplimiento de las políticas internas y normativas de Intermoney Gestión SGIIC.
